Cada acuerdo de la reunión sale con responsable, plazo y firma.
La reunión de obra, la de seguridad o la de coordinación con el mandante. Dictas la minuta mientras pasa, o PAIR la arma en Word desde la reunión, los asistentes firman en pantalla y cada acuerdo se convierte en una tarea con su responsable y su plazo.
Lo que pasa con una minuta en papel
- Alguien toma notas a mano y las pasa en limpio dos días después. Para entonces, la mitad de los acuerdos ya se discute.
- La minuta dice «se revisará» y no dice quién ni para cuándo. En la reunión siguiente se vuelve a acordar lo mismo.
- Cuando el mandante pregunta quién estuvo y qué se acordó, la respuesta es una hoja escaneada en una carpeta compartida.
Cinco cosas que cambian en la primera reunión
- 01
La minuta se dicta, no se transcribe
- Hoy
- Quien toma notas escribe a mano y las pasa al computador en la oficina.
- Con PAIR
- Hablas y la voz llena los campos de la minuta: temas, observaciones y acuerdos. La revisas antes de cerrar la reunión.
- 02
Los asistentes, con su firma
- Hoy
- La lista de asistencia circula en papel y alguien se va sin firmar.
- Con PAIR
- Cada asistente firma en la pantalla antes de salir, y la minuta queda con el nombre y la firma de cada uno.
- 03
Cada acuerdo pasa a ser una tarea
- Hoy
- El acuerdo queda escrito en la minuta y nadie lo persigue hasta la próxima reunión.
- Con PAIR
- El acuerdo nace como tarea con responsable y plazo, y al responsable le llega el aviso. En la reunión siguiente se revisa lo que sigue abierto, no lo que alguien recuerda.
- 04
Las fotos del recorrido, dentro de la minuta
- Hoy
- Las fotos de lo que se vio quedan en el teléfono de quien las sacó.
- Con PAIR
- Las fotos van en el mismo registro, con su hora y su autor, y salen en el PDF de la minuta.
- 05
El historial de todas las reuniones del contrato
- Hoy
- Las minutas viven en carpetas por fecha, y encontrar un acuerdo antiguo cuesta una mañana.
- Con PAIR
- Todas las minutas en una tabla con filtros por fecha, proyecto o responsable, y la traza de quién cambió qué y cuándo.
Con qué se parte
- Minuta de reunión de obra, con acuerdos, responsables y plazos
- Acta de reunión de seguridad, con firma de asistentes
- Minuta de coordinación con el mandante, con tu encabezado
Y muchos más, adaptados a tu operación. Consúltanos.
Casos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Puedo llenar la minuta hablando?
Sí. El llenado por voz completa los campos de la minuta mientras hablas, y la revisas antes de guardarla. Viene desde el Plan Profesional, también en Avanzado.
¿Cuánto puede durar la reunión?
PAIR arma la minuta en Word de reuniones de hasta 30 minutos en el Plan Profesional y de hasta 60 minutos en el Avanzado. En Enterprise, a medida. Light no trae minutas con IA: la minuta se llena a mano.
¿Cómo le envío la minuta al mandante?
La minuta sale en PDF con tu encabezado, las fotos y las firmas de los asistentes, el mismo día de la reunión.
¿Qué pasa con los acuerdos después de la reunión?
Cada acuerdo queda como tarea con responsable y plazo. Las que siguen abiertas se ven en la reunión siguiente, sin releer la minuta anterior.
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