Soluciones · Aprobaciones y firma
Aprobar es dejar escrito qué decía el documento cuando dijiste que sí.
El visto bueno por correo no dice qué versión tenía delante quien lo dio. Aquí el contenido se congela antes de la firma, la hora la pone el servidor y, si alguien edita después, la aprobación queda marcada como superada.
Lo que pasa cuando el visto bueno vive en un correo
- «Ok, aprobado» llega por correo y no dice qué versión estaba mirando quien lo escribió. Meses después, esa es exactamente la pregunta.
- El documento se sigue editando mientras tres personas lo revisan. La firma del primero cubre algo que el tercero ya no vio.
- Cuando alguien pregunta quién autorizó esto, la respuesta depende de un buzón que el propio autorizante puede vaciar.
Cinco cosas que cambian en la primera solicitud
- 01
El registro se bloquea al enviarlo a aprobación
- Quién lo hace hoy
- El autor del registro, cuando termina y lo manda.
- Qué queda
- Desde que se sella —el mismo acto de enviarlo a aprobación— el registro no admite edición ni borrado mientras la solicitud siga abierta. Lo impide la regla de la base de datos, no la pantalla.
- 02
La firma se toma con la hora del servidor
- Quién lo hace hoy
- El aprobador que tiene el turno, confirmando su identidad al firmar.
- Qué queda
- El evento con la hora del servidor, la IP que el servidor observó y el texto de conformidad que se aceptó, con su versión y su huella. El reloj del teléfono se guarda aparte y rotulado como referencial.
- 03
Devolver obliga a decir a qué etapa y por qué
- Quién lo hace hoy
- Quien revisa y encuentra que falta algo.
- Qué queda
- El comentario, la etapa de destino y la lista de firmas que caen, dentro del propio evento firmado. A cada persona que perdió su firma le llega un aviso que no espera al resumen.
- 04
Editar un registro ya aprobado no mueve la firma
- Quién lo hace hoy
- Nadie: lo detecta el servidor al comparar la huella.
- Qué queda
- El registro pasa a «Aprobado · contenido modificado», el cambio entra en la traza con los campos que se movieron, y a los firmantes se les avisa. La firma anterior sigue valiendo sobre lo que se firmó, no sobre lo nuevo.
- 05
La comprobación no la hace el servidor que firmó
- Quién lo hace hoy
- Quien duda, desde la propia ficha de la solicitud.
- Qué queda
- El sello y la cadena se recalculan en el navegador de quien mira, con una segunda implementación que no llama a la Function que firmó: si el servidor mintiera, la pantalla diría lo mismo. Distingue íntegro, roto —con el número del eslabón— y no se pudo verificar aquí.
Lo que una firma tiene que poder demostrar
Una aprobación se discute años después, y siempre se discute lo mismo: quién, cuándo y sobre qué texto exacto. Aquí está lo que enmarca esas tres preguntas, y también lo que PAIR no es.
| Qué exige la norma | Qué respaldo produce PAIR |
|---|---|
| Ley 19.799 arts. 3 y 5 Firma electrónica y valor probatorio Los actos suscritos por firma electrónica valen igual que los celebrados por escrito en papel (art. 3). Los instrumentos privados con firma electrónica avanzada no hacen fe respecto de su fecha si ésta no consta en un fechado electrónico de un prestador acreditado (art. 5). | La hora de la firma la pone el reloj del servidor; el del dispositivo se guarda aparte y rotulado. El texto que se acepta al firmar se llama a sí mismo firma electrónica simple conforme a la Ley 19.799. No es firma avanzada ni fechado de prestador acreditado. |
| ISO 9001 cl. 7.5 Información documentada Controlar la información documentada: identificación, formato, revisión, aprobación, control de cambios y retención. | El sello guarda la huella del contenido y la de la plantilla contra la que se llenó, porque una pregunta renombrada después convierte un «Sí» en la respuesta a otra cosa. Si el registro cambia tras la aprobación, el cambio queda escrito y la aprobación pasa a superada. |
| Ley 20.393 art. 4 Modelo de prevención de delitos El modelo de prevención de delitos necesita evidencia de que los controles se ejecutaron, no solo de que existen. | Cada autorización queda como evento con su autor, la hora del servidor y el texto que se aceptó, en una colección donde ningún usuario de la aplicación puede crear, editar ni borrar. Cada evento lleva la huella del anterior, así que un retoque por fuera se detecta. |
Los organismos que se nombran son los que fiscalizan. PAIR no los representa ni cuenta con su aval.
Lo que queda escrito, pieza por pieza
No son formularios que se llenan: es lo que produce el trámite, y lo que se enseña el día que alguien pregunta quién autorizó esto.
- Solicitud de aprobación con sus etapas, sus aprobadores y su plazo
- Sello del contenido, con la huella del registro y la de la plantilla contra la que se llenó
- PDF del registro congelado —cuando se pudo generar y subir—, con su propia huella; la autoridad del sello no depende de él
- Traza de eventos: sello, aprobación, rechazo, devolución y contenido modificado
- Texto de conformidad de la empresa, con su versión y su huella
- Anclaje diario de la traza, por correo a los administradores de la empresa
Demo
Tráenos algo que hoy se apruebe por correo
Un registro que hoy pase por dos o tres vistos buenos: en treinta minutos lo ves con sus etapas, bloqueado antes de firmar y con la hora del sello a la vista.
- ¿Prefieres mirar antes los planes? Ver precios.
- ¿Todavía tienes preguntas? Revisa las preguntas frecuentes.