Boletas de papel térmico esparcidas sobre el tablero de una camioneta mientras una mano fotografía una con el teléfono.

Soluciones · Recursos humanos

La boleta ya trae todos los datos. Alguien los escribe otra vez igual.

Rendir un gasto no es difícil: es repetitivo. El monto, la fecha, el rubro y el número de documento ya están impresos en la boleta, y aun así hay que teclearlos. Con PAIR le sacas una foto y el formulario llega lleno.

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Lo que pasa hoy con una rendición

El gasto se hizo el martes en terreno. La rendición se arma a fin de mes, con las boletas arrugadas en la guantera y la memoria de quien las juntó.
La planilla la llena una persona que no estuvo ahí, leyendo papeles térmicos que ya empezaron a borrarse.
Un dígito mal tecleado en el monto y la rendición vuelve. Vuelve por correo, con el asunto «RE: RE: rendición agosto».
Y el trabajador que puso la plata de su bolsillo espera tres semanas a que el ciclo termine.

Cinco formularios que dejan de escribirse a mano

01

Rendición de gastos, desde la foto de la boleta

Quién lo hace hoy
Quien hizo el gasto, en el momento, con el papel todavía legible.

Qué queda
El formulario lleno con monto, fecha, número de documento y rubro leídos de la imagen, la foto adjunta como respaldo, y quién lo envió y cuándo. Se corrige en pantalla antes de enviar: lo que propone el modelo es un borrador, no un hecho.
02

Viáticos y anticipos, con la liquidación en el mismo formulario

Quién lo hace hoy
El trabajador al volver de la faena; la jefatura, al aprobar.

Qué queda
Lo entregado, lo gastado y la diferencia, sin una planilla aparte que alguien tenga que cuadrar dos veces.
03

Kilometraje y combustible

Quién lo hace hoy
El conductor, al cargar.

Qué queda
La lectura del odómetro, los litros y el monto, con la foto de la boleta y del tablero. El rendimiento sale solo, y las cargas que no calzan quedan visibles sin buscarlas.
04

Ingreso de personal y actualización de datos

Quién lo hace hoy
La persona que entra, desde su teléfono, antes del primer día.

Qué queda
Los datos que la empresa necesita, con la cédula y los certificados fotografiados y leídos, y la firma trazada en pantalla. Sin volver a pedir lo mismo tres veces.
05

Solicitudes internas: permisos, vacaciones, reembolsos menores

Quién lo hace hoy
Cualquiera, cuando le corresponde.

Qué queda
La solicitud con su fecha, su aprobador y su resultado, en el mismo lugar que el resto. Un formulario que existe deja de vivir en un hilo de correo.

Lo que hay que poder mostrar después

Una rendición no se acaba cuando se aprueba: se acaba cuando alguien la puede exhibir. Y quien la exhibe es la empresa, no el programa.

Qué exige la norma	Qué respaldo produce PAIR
Código Tributario art. 17 Conservación de la documentación Conservar los libros de contabilidad junto con la documentación correspondiente mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio de Impuestos Internos para revisar las declaraciones. La imagen es el respaldo del registro interno, no el documento tributario. El documento tributario sigue siendo el que emitió el proveedor.	Cada gasto con su documento fotografiado, su fecha de llenado y su fecha de llegada al servidor, exportable por período y por centro de costo.
Ley 21.719 · Ley 19.628 arts. 3 y 14 quinquies Protección de datos personales Tratar los datos personales con base lícita, limitarlos a lo estrictamente necesario y responder por su seguridad, con la carga de acreditar que las medidas existen y funcionan.	Nombre, RUT y datos bancarios enmascarados según quién mira, también al exportar. Una rendición lleva más datos personales de los que parece.
Lo que PAIR no es Emitir documentos tributarios, llevar el libro de compras y ventas, calcular impuestos o reemplazar al software contable.	Nada de eso. PAIR produce el estado de pago con su respaldo; la contabilidad y los documentos tributarios siguen en el sistema que ya tienes.

Los organismos que se nombran son los que fiscalizan. PAIR no los representa ni cuenta con su aval.

Con qué se parte

Los formularios de administración son los que más se repiten y menos se digitalizan, porque cada empresa tiene el suyo y ninguno vale para la de al lado. El punto no es adoptar un formulario nuevo: es que el tuyo se llene solo.